Jak na pročištění staré emailové databáze a nedostat pokutu 10.000.000Kč

Doporučte přátelům:
RSS
Facebook
Google+
http://www.nelzu.cz/2017/01/19/jak-na-procisteni-stare-emailove-databaze-a-nedostat-pokutu-10-000-000kc/
Twitter

Seznamte se, kverulant!

Kverulant je to správné slovo! Právě dnes jsem sledoval v Černých ovcích, kam až dokážou takoví kverulanti zajít! Reportáž ukazovala, jak některé firmy šmelí s kontakty a jak není vždy snadné se odhlásit z odběru reklamních sdělení.
Na tom není nic, co by mě překvapilo. Mně samotnému chodí do emailové schránky cca 200 nevyžádaných mailů denně, ale asi by mě nenapadlo to řešit tak, jak to řeší lidé, kteří si neváží svého času. Místo toho, aby použili nástrojů, které jsou k tomu určené a které díky sofistikovaným algoritmům pomohou odlišit spammery od poctivých podnikatelů, se složitě domáhají ani vlastně nevím čeho. Ve skutečnosti se jim vynaložené úsilí nikdy nevrátí a ani Úřad na ochranu osobních údajů z toho asi není dvakrát nadšený.
Ono by bylo zajímavé si tyto stěžovatele občas pořádně proklepnout, komu všemu svůj email vlastně poskytli. Vidím to každý den. Desetkrát mi mohou lidé potvrdit souhlas, mohou u mě nakupovat, ale jak jim dorazí zboží, už si nevzpomínají kde si ho objednali a už vůbec ne, že poskytli nějaký email. Takže pokud člověk pracuje s databází kontaktů, neměl by se bát ani tak UOOU, ale spíše notorických stěžovatelů, kteří vyhledávají konflikty z jediného důvodu – baví je to.

Mám několik let starou databázi kontaktů, co s tím?

Minulý rok jsem oprašoval jeden svůj mailing list, na který se nesáhlo pěkně dlouho. Byla to poctivá databáze našich klientů, se kterou se nějakou dobu nepracovalo. Pokud si někteří lidé nepamatují co bylo před týdnem, tak si představte, jak asi budou reagovat na zprávu, která jim dorazí do schránky, jejíž adresu jsem získal někdy v začátcích podnikání.
Celá ta situace opravdu smrdí tím, že to může u UOOU skončit. Ne naší vinou, že bychom prováděli něco nelegálního, ale třeba pouhým nedopatřením. Když už jsme si jednou dali tu práci a poctivě nasbírali kontakty na osoby, které můžeme oslovit, proč nezabránit možným nedorozuměním!
Na takovou databázi nelze zaslat mail a pak čekat co se bude dít. Nehledě na to, že je potřeba také zjistit, co se s daným emailem stalo. Byl nebo nebyl doručen? Pokud byl doručen, přečetl ho někdo? Kolik lidí naši zprávu označilo jako spam?


Jak připravit text, aby si na vás lidé vzpomněli

Jak naštvat co nejméně lidí nebo ještě lépe nikoho? To první na čem přistane čtenářův zrak je odesílatel a předmět zprávy.
V odesílateli uvádím vždy vše, co se dá. Kromě emailové adresy pokaždé dopisuji i obecně známé jméno firmy a také svoje celé jméno. I prostor v předmětu využívám na maximum a použiji vše co je k dispozici, abych namísto obyčejného obchodního sdělení doručil čtenáři do schránky osobní sdělení, které ho zaručeně nezvedne ze židle. Mám-li jméno a příjmení zákazníka, mělo by se objevit v předmětu. Pokud je to možné, a podaří se mi najít nějakou vhodnou formulaci, pokusím se již v samotném předmětu zákazníkovi připomenout, co jsme spolu naposledy řešili.
U zákazníků např. začínám tímto způsobem: „Vážený pane Nováku, před osmi měsíci jste u nás…“ nebo „Vážený pane Nováku, kupon který jsme vám posílali…“ či můj oblíbený „Vážený pane Nováku, proběhla poslední objednávka v pořádku?
Poslední obrat používám asi nejčastěji. Výhoda je v tom, že si díky této fomulaci většina na poslední objednávku skutečně vzpomene a ti ostatní, co vůbec netuší, že u nás objednali se to dozví hned posléze, protože ze zvědavosti email otvírají.

Emailkampane - baner 468x60

Jak sestavím tělo zprávy

Tady je to opět o tom, jak mám zpracována data a co dokáže nástroj, pomocí kterého emaily odesílám. Vždy maximálně využívám personalizaci. Tato funkce bývá již v základu většiny nástrojů, které jsou k odesílání mailů určené.
Pokud někdo otevře mail, první vteřiny budou rozhodovat o tom, co se s emailem stane. Proto kladu důraz na oslovení a první větu. Ostatní už tak důležité není. Tato první věta má za úkol navázat na naši předešlou komunikaci a má čtenáři jasně sdělit, že nejsme žádní spammeři.
Abych uvedl příklad. Když jsem nedávno právě jednu velmi starou databázi pročišťoval, přemýšlel jsem, co mají všichni ti odběratelé společného. Nakonec jsem se rozhodl, že jim zkusím připomenout nejen to, že využili našich služeb, ale také že od nás obdrželi slevový kód, který možná budou mít ještě někde ve své poště. Moje první věta zněla takto:

Vážený pane Nováku, velmi si vážíme toho, že jste si od nás v minulosti nechali zaslat na svůj email slevový kód. Jeho platnost už sice vypršela, ale to vůbec nevadí…

Na to, jak dlouho jsem tyto kontakty nepoužil zafungovala tato věta skutečně perfektně. Vlastně to byla jedna z nejlepších formulací, kterou jsem kdy použil na nějakou starou databázi. Za spam označilo moji zprávu pouze 0,06% všech příjemců.

Provident - baner 728x90

Registrace na UOOU až na prvním místě

Už odesíláte? Ještě zastavte a zkontrolujte si, zda jste zaregistrovaní na UOOU. Úřad na ochranu osobních údajů je instituce, která zajišťuje dozor nad dodržováním zákonem stanovených povinností při zpracování osobních údajů. A je to právě i ta instituce, která vám bude udělovat pokutu, pokud nebude něco v pořádku, jelikož má v popisu práce i přijímat podněty a stížnosti občanů na porušení zákona (a tomu vy se chcete vyhnout). Každá mince má však dvě strany a ta přívětivější tvář úřadu nám může s ledasčím pomoci. Jestliže jste někdy byli např. na finančním úřadě a chtěli po úředníkovi radu, asi se vám dostalo odpovědi, že od toho tady finanční úřad není a ať si zaplatíte finančního poradce. Úřad na ochranu osobních údajů vám ale pomůže. Sami na svých oficiálních webových stránkách píší, že úřad poskytuje konzultace.
Jak se u UOOU zaregistrovat? Jednoduše – elektronicky na této adrese. Až budete mít hotovo, můžete si projít jejich web, na kterém jsou všechny důležité informace, které budete potřebovat a nebo čtěte dále. Ty nejdůležitější body, na které není radno zapomenout, jsem pro vás sepsal.


Zákonem dané povinnosti

Email-marketingem se zabývá zákon č. 480/2004 Sb., a pravidelné interpretace pro vás připravuje též úřad pro ochranu osobních údajů zde. Pokusím se to shrnout do pár bodů:

  • od všech odběratelů obchodních sdělení musíte mít informovaný souhlas o zasílání obchodních sdělení
  • odesílatel nesmí skrývat svoji identitu (jako firma k tomu ani nemáte důvod)
  • v každém e-mailu musí mít každý odběratel možnost se odhlásit z odběru, a to jednoduchou metodou nevyžadující přihlášení (snažíme se o dobrou viditelnost)
  • zpráva musí být označena jako obchodní sdělení (dáváme do patičky stránky)
  • dále je rozumné přidat informaci, jak se příjemce sdělení dostal na seznam (dáváme do patičky zprávy)

Odhlášení se z odběru osobně dávám většinou do patičky, ale snažím se o co největší viditelnost. Lidé jsou zvyklí, že se přesně na tomto místě možnost odhlášení nachází, tudíž není potřeba jim to nijak jinak komplikovat. Navíc jakákoliv komplikace je kontraproduktivní. Vždy je lepší, když se může zákazník sám odhlásit, než když váš email označí jako spam. Pokud odběratelé začnou označovat vaše zprávy za spam, poskytovatelé emailových schránek to vidí a automatika zajistí, aby se jim vaše emaily do schránek nedostávaly.

Chystáme se na první rozesílku

Protože je na trhu celá řada firem specializujících se na mailing, v dnešní době není absolutně problém si celou databázi pročistit profesionálním nástrojem zdarma a to např. v 14ti denní testovací verzi. Pokud byste tyto pomocníčky neměli, dalo by vám dost práce si celou databázi připravit, očistit a vyhodnotit ji by bylo ještě složitější.
Díky tomu se nemusíte starat o to, zda jsou emaily ve správném tvaru, zda databáze kontaktů neobsahuje duplicity, o to všechno se tyto programy postarají. Jediné co Vám neošetří jsou „spamtrap“ adresy, ale pokud používáte své poctivě nasbírané kontakty, nemáte se čeho bát. Spamtrap adresy jsou spamové pasti, které používají poskytovatelé emailů k detekování majitelů špatných (např. nelegálně získaných) databází, kteří je používají např. pro mass mailing. Tyto emailové pasti nemají žádné reálné majitele, jsou to adresy které vznikly pouze za účelem boje proti spammerům.

Pokud jste odeslali první várku dle tohoto návodu, mělo by vše proběhnout bez sebemenšího problému. Pokud jste se svojí databází nepracovali opravdu dlouhou dobu, není důvod, abyste spěchali nyní. Já to třeba dělám tak, že se nesnažím odeslat vše najednou, ale rozložím odesílání např. na celý týden. Po odeslání poslední várky si zobrazte statistiky abyste věděli jak to všechno dopadlo. Kolik emailů je již neexistujících, z jakého důvodu, kolik lidí považovalo vaše obchodní sdělení za spam. U mě to bývá u této očisty zhruba 0,09-0,12%.

Emailkampane - baner 468x60

Pravidelné rozesílání

Pokud máte za sebou první rozesílku, nejtěžší práce je hotova. Emailový nástroj nám rozdělil kontakty podle toho zda se na ně maily dají či nedají doručit a ty nedoručitelné si dále označil dle důvodu, který doručení brání. To je jeden z hlavních důvodů, proč už bych se k manuálnímu zpracování kontaktů nikdy nevrátil. Je jedno zda člověk používá Mailchimp, Emailkampaně či cokoliv jiného, důležité je, že tyto nástroje hlídají vše za nás a tak se nikdy nemůže stát, že bychom opakovaně odesílali zprávy na neexistující nebo zaplněné schránky.
Když už to dalo tolik práce, nemělo by to tímto krokem skončit. Naopak, novou čistou databázi doporučuji pravidelně používat. Postupem času budou naše zprávy odebírat opravdu jen ti lidé, pro které je naše pošta zajímavá. Časem klesne počet nedoručených mailů a mailů označených jako spam na minimum, zlepší se open-rate, proklikovost, zkrátka vše. Díky pravidelnému posílání mailů se zvýší kvalita databáze, zlepší se odezva od příjemců a dochází ke zlepšení doručitelnosti. Je to proto, že každá emailová kampaň je provozovateli emailových schránek analyzována a dle odezvy příjemců se zprávami také naloží. Pokud vyhodnotí rozesílku jako spam, budou pravděpodobně končit zprávy ve spamu, v lepším případě ji může např. Seznam zařadit do složky „hromadné“. Pokud však vyhodnotí, že jsou vámi odesílané zprávy pro příjemce (např. zákazníky) důležité, budou chodit tam, kam mají. Příkladem jsou různé potvrzovací zprávy z eshopů, nebo zprávy pro sledování zásilek. U těch se běžně pohybuje open-rate kolem 70-80% a proto je také nikdo neblokuje.

Zonky - baner 728x90

Pokud vydržíte, ponese to ovoce

Ať člověk dělá cokoliv, důležité je vydržet a platí to i u e-mail marketingu. Pokud už od začátku používáte k rozesílání emailů kvalitní nástroje, roste vám s každou další rozesílkou množství nasbíraných informací k chování vašich odběratelů. Všechny tyto informace jsou analyzovány, zpracovány a použity k dalším rozesílám. Efektivitu emailingu si uvědomuje spousta obchodníků a konkurence roste. S tím se ale zvětšuje i množství zpráv ve schránkách a přimět zákazníka k přečtení není už jen o správném předmětu zprávy. Pokud nám má něco pomoci v tom, aby došla konkrétnímu odběrateli zpráva v přesně tu dobu, kdy sedí u počítače a zprávy čte, nezbývá než toho využít. Přesně s tím vám emailové nástroje mohou pomoci …

Jak začít

Pro pročištění databáze a kompletní mailing list management se nejprve se zaregistrujte zde (je to zdarma). Poté si můžete začít dělat ve svých mailech pořádek. Pokud by vám nestačilo 14 dní, klidně mi napište, mám ještě platný kupon na prodloužení o dalších 14 dní. My používáme placenou verzi a kupon už je nám k ničemu, přesto ještě může někomu udělat službu.


 


Jak bude reklama vypadat?
-
Zde může být vaše reklama navždy jen za 299 Kč
Zobrazit formulář pro nákup

Přidejte komentář

Your email address will not be published. Required fields are marked *